Mødegangens jubilæumsepisode - episode 40 om Mødegangens virksomhedsspil.

Mødet nærmede sig sin afslutning. Det havde været et godt møde på alle måder. Men der var også kommet meget i spil. Henriette, der var mødeleder, vidste godt, at det kritiske lige nu er at få samlet godt op. Men hun kunne se, at folk mentalt var ved at stemple ud; én tjekkede sin telefon, en anden havde pakket alle sine ting og drejet sig på stolen så hele kroppen vendte mod døren, en tredje satte sit vandglas oveni den tomme kaffekop og selv var hun også temmelig træt. "Jeg har vist faciliterings-tømmermænd", tænkte hun, med tanke på en kommentar, en konsulent engang havde brugt. "Hvad gør jeg nu…"

Ledergruppen på otte personer mødes en gang om ugen, og mødeleder Henriette går meget op i, at møderne er gode og energifyldte. Hun er grundig med dagsorden, og uddelegerer så meget hun kan, og hun er altid opsøgende på metoder til forbedring af møderne og samarbejdet. En gang deltog hun i et møde, hvor de lige efter en beslutning skulle sidde i stilhed 1 minut, inden de tog den endelige beslutning. Det var hun ret vild med, og hun har siden gjort det til en fast proces ved alle deres beslutninger i hendes eget team. Således også i dag. De har lige besluttet at gå i gang med at finde nyt administrationssystem. ”Vi er lige stille et minuts tid for at tænke og mærke beslutningen”, siger Henriette. Alle sætter sig i tænkeposition – undtagen Jens, der sender himmelvendte øjne til Adrian...

Inge – afdelingens administrationschef og den ældste både i alder og anciennitet – er vikarierende mødeleder, fordi chefen er på konference. Gruppen skulle følge op på et par indsatser, der ikke rigtig skrider fremad, og så er der en opsigelse i produktionen, som de også skal have drøftet. Produktionschef Gissem er indstillet på at organisere produktionen lidt anderledes, nu, hvor der opstår nye muligheder. Hun fremlægger sit forslag, og alle lytter interesseret og engageret. Undtagen Ulrik. ”Øh Ulrik, er du med os?”, spørger Inge, da hun ser, at han skriver på sin mobiltelefon i skødet. ”Ja ja – jeg er bare lige ved at få noget på plads med revisionen. Skal liiiige sende det her – så er jeg med”

Det seneste år har været vildt. Der har været virkelig travlt – nok også lidt for travlt, og ledergruppen har tilmed fået et nyt medlem. Dertil kuldsejlede et større projekt næsten, og der har bare ikke været hænder og hoveder nok til at tage fra. Det har slidt på alle i ledergruppen, og det er ikke altid, at der er en særlig god stemning, når ledermøderne er slut. Henriette, der er leder for gruppen, er meget bevidst om, hvordan energien i gruppen kan smitte ud i organisationen. Gruppens nyeste medlem, Bo, sætter på et møde ord på, hvor presset alle er: ”Der hvor jeg kom fra, var HR meget mere synlige, på forkant og kommunikerende. Jeg forstår ikke...”. Mere når han ikke at sige, før Christina, der er HR-chef, uden et ord rejser sig op og forlader lokalet grædende.

Jens er chef for salgsafdelingen, og han har netop holdt et møde med alle sine mellemledere. Folk løber for stærkt, og der sker for mange fejl. Samtidig lægger han mærke til, at sælgerne kun følger op på deres leads i gennemsnit fire gange, og så afslutter de deres sag, som tabt eller udskudt. Det ser mærkeligt ud, synes han. Derfor var emnet for mødet: ”Hvordan kan vi forbedre processerne i salgsafdelingen? Hvor virker de godt, og hvor er der barrierer?” Det var et godt møde med masser af gode løsninger og høje ambitioner. Jens sidder nu med referatet og tænker over sit næste skridt…

Det er en vanvittig travl periode i Henriettes afdeling. Sidste ledelsesmøde blev aflyst, fordi folk var alle andre steder end på kontoret. En enkelt gang mødtes gruppen for bare at drikke en kop kaffe, men samtalerne kredsede udelukkende omkring problemer i et større projektet, der trækker voldsomt på afdelingen, på konsekvensen af den medie shit storm, der for nyligt ramte firmaets topchef og på frygten for, hvordan de - som sagerne er lige nu – skal finde tid til den budgetproces, der lige om lidt begynder. Henriette tænkte, at den kop kaffe nærmest havde den modsatte effekt. Den blev et ekkokammer for elendighed. Henriette gik direkte til sin PC og sendte en besked til hele ledergruppen: ”Husk at vores næste ordinære møde er på torsdag. Jeg ved, at vi alle har travlt, men det er vigtigt, at du deltager, da vi jo var nødt til at aflyse sidst. Om ikke andet, så deltag virtuelt.” Hun besluttede sig for at skære dagsorden ned til et minimum og bruge god tid på at lave en styret tjek-in.

Bo har været en del af ledergruppen i fire måneder nu. Han er ikke faldet godt til; han brokker sig ofte og lytter sjældent. ”Det er som om, han ikke er interesseret i, hvordan vi gør tingene her”, siger Gissem til sin kollega Inge. Inge har hørt andre kolleger sige det samme. Han virker arrogant, tilbagelænet, bedrevidende. Henriette, som er leder for hele gruppen og dermed også for Bo, er derimod begejstret. Hun begynder ofte deres fælles møder med at fremhæve et eller andet godt, som Bo har gjort for virksomheden. ”Jeg krummer tæer hver gang”, siger Inge.

Der er otte medlemmer i ledergruppen. Hver har de ansvaret for deres del af organisationen. Når de mødes til ledelsesmøder, tager de beslutninger sammen. På dette møde har økonomichefen Ulrik foreslået, at flere af de juridiske og kontraktslige opgaver vedr. personalet flyttes fra HR til økonomiafdelingen. Dels af hensyn til GDPR, dels fordi han mener, det kan ensrettes bedre, dels fordi der findes et supergodt HR-modul til det eksisterende IT, dels fordi han har en ny controller i afdelingen som er vant til den slags opgaver. Ja han har mange argumenter. Christina som er HR chef raser. Hun synes det er ”tilbage til 80’erne”, som hun siger. Og de øvrige chefer har svært ved at se, hvorfor der nu skal to afdelinger inde over deres rekrutteringer. Bo – gruppens nyeste medlem - er vant til fra sit tidligere arbejde, at personaleadministration ligger et sted og HR-udvikling et andet, og derfor bakker han op. Gissem er så irriteret over, at Bo altid argumenterer med sine tidligere erfaringer, og derfor går hun tydeligt ind på Christinas side. Bølgerne går virkelig højt. Og det har de gjort længe. Henriette er leder, og hun orker ikke mere. ”Nu har vi de forskellige argumenter på bordet”, siger hun. ”Om lidt stemmer vi om det. Flertallet kommer til at afgøre dette og herefter forventer jeg, at alle bakker op”.

”Nu tillader jeg mig lige at spørge dumt, for jeg er jo den nye i denne gruppe” Bo er lige tiltrådt som Produktionschef. Han har afløst Esben og er nu Gissems nærmeste kollega. Han tager ordet fra starten til det første ledelsesmøde. Mødeleder og leder af gruppen Henriette har netop gennemgået dagsorden og spurgt om der er nogle kommentarer. Bo fortsætter ”Hvordan er politikken egentlig her i huset til at afslå mødeindkaldelser? Jeg deltager nemlig ALDRIG i møder uden dagsorden, så dem er jeg vant til at afslå. Og ærligt talt, da jeg så ned over dagsorden til dette møde, havde jeg lidt svært ved at se, hvad jeg egentlig skal bidrage med.” Henriette bliver stille et øjeblik. Det er tydeligt, at hun kæmper for at bevare fatningen. Hun gør sig altid umage med deres dagsordner og tager møder ekstremt alvorligt. ….

Adrian finder sin mobil frem og påbegynder en besked til Per. De to har et møde om femten minutter, men det her ledelsesmøde trækker ud. Gad vide hvor længe? En ting er sikkert: Adrian når ikke sit møde med Per til tiden! Henriette, som er mødeleder, er i gang med at informere om processen med at finde en ny kollega som erstatning for Esben, der netop er fratrådt. Der er faktisk mange i ledergruppen der allerede er involveret i den proces og dermed ergodt orienteret: Christina fra HR, Jens fra salg, Gissem fra Produktion. Faktisk er det kun de øvrige kollegaer Adrian (marketing), Inge (administration) og Ulrik (økonomi) som ikke er tæt på processen. Så det her punkt er blevet en blanding af orientering og gruppearbejde. Det skriver han til Per og de to skriver vittigt frem og tilbage om, at nogen bare skal høre sig selv tale hele tiden. Vi ses når vi ses, skriver Adrian.

Det er tredje runde nu. Der er tre kandidater tilbage. Lige da aftalen om Esbens fratrædelse var lavet, bad Henriette HR om at komme til møde. Hun indkaldte også Gissem – Esben nærmeste kollega og Jens – en anden fra ledergruppen til mødet. ”Vi skal have lavet et job-opslag, men lad os lige vende, om der skal justeres noget i rollen”. Derefter brugte de et par dage på at beskrive både opgave, profil og fremtidsperspektiver, og efter få dage var der allerede over 100 ansøgere til det attraktive lederjob. Første sortering lavede HR, og derefter var der test og samtaler med seks kandidater. Screenings-samtaler med det formål at få et førstehåndsindtryk. Tre gik videre, og de har nu været til uddybende personlighedstest hos HR, hvorefter de skal til en længere samtale med Henriette. Overskriften for samtalen er forventningsafstemning, og der er lagt op til, at taletiden fordeles så jævnt som muligt mellem begge parter. Henriette har bedt om, at HR er med i den første del af samtalen for lige at resumere nogle af de væsentligste punkter for personlighedssamtalen. Hun har også bedt Gissem og Jens om at drikke en uformel kop kaffe med kandidaterne efter samtalen. Da samtalen med første kandidat begynder, har han en lang liste af spørgsmål til både job og til Henriettes ledelsesstil…

Det er den tid på året. De årlige medarbejderudviklingssamtaler skal afvikles, og hele maskinen er sat i gang. Fra centralt HR har både ledere og medarbejdere modtaget et skema, der fungerer som forberedelse til mødet. De har også fået referatet fra sidste år, og deres aftalte samtale – tre timer – er sat i kalenderen, så der fra centralt hold kan følges op på, at samtalerne faktisk afholdes. Henriette skal i dag have MUS med Gissem. Gissems situation er ny, for hendes nærmeste kollega Esben er netop stoppet. Henriette og Gissem har allerede talt om, at hun gerne vil have justeret sine arbejdsopgaver og tage mere ansvar. Det er en god situation. Så det virker lidt tungt for dem begge at skulle igennem det fremsendte materiale. ”Kom, skal vi ikke hurtigt løbe vores svar igennem, lave en prioriteret liste over ting, som vi skal have vendt og så gå en tur og tale om det?”, forslår Henriette.

Henriette har bedt om et møde med Group-HR – hun er nødt til at afskedige Esben, der er en del af ledelsen og som efter nogle år i ledelsesgruppen ikke rigtig længere bidrager. Med HR vil hun få alt det juridiske på plads, så hun ikke laver tekniske fodfejl, og hun vil sikre sig, at den vanskelige samtale, som hun skal have med Esben, bliver så god og konstruktiv som mulig. Hun har sat god tid af efter hendes møde med HR, for at kunne planlægge, hvordan samtalen skal forløbe.

Henriette er leder for et team på otte. Hun er meget optaget af sin ledelsesopgave og har de seneste år især fokuseret på de anledninger, hvor hele gruppen er sammen – nemlig på deres løbende møder. Det har krævet en del at spille holdet sammen som en gruppe, og lige nu er hun ret tilfreds. Folk byder ind på hinandens områder, og det er tydeligt for alle, at kvaliteten af deres fælles opgave er løftet markant, fordi de rykker sammen. Det begynder ligesom at fungere af sig selv nu. Fedt! MEN - Den ene produktionsleder – eller OperationOfficer som han er begyndt at kalde sig – er hun dog lidt i tvivl om. Han engagerer sig ikke, som han gjorde engang, og han har også langt flere hjemmearbejdsdage end tidligere. Henriette beslutter at tage dette forsigtigt op på deres kommende 1:1 møde.

Det føles som om, der skal ske noget nyt - Kaffemøde Esben har ansvaret for det meste af produktionen. Han har været med i ledergruppen i nogle år nu og synes egentlig, at det gør ham ret stolt. I det store hele fungerer samarbejdet godt. Både med Gissem, der har ansvaret for den anden del af produktionen, og dermed er hende, han koordinerer mest med – men også med resten af ledelsen. Der er egentlig ikke noget at sætte fingeren på. Men han keder sig. Synes, at han er gået i stå. Og at tingene går i ring. Når der kommer nye medlemmer i ledelsen – tager han sig selv i at tænke ”Det HAR vi prøvet” eller ”Åhh nej, ikke igen”. Det må da være tid til, at i det mindste at overveje, om der skal ske noget nyt. Esben beslutter sig for at holde mindst to KAFFEMØDER om ugen med folk fra sit netværk, for at spore sig ind på, hvor græsset kunne være grønnere.

Inge og Henriette har en-til-en-møde. Inge er frustreret. Hun deltager ind i mellem i en tværgående gruppe for administrative medarbejdere, og det er så opslidende. ”Det er de samme konflikter, der dukker op igen og igen. Vi har bordet rundt, og folk siger det samme som sidst. De taler og taler. Hvorfor gør mødelederen ikke noget? Har I ikke noget mødeledertræning på dit niveau? Du er da ret god til mødeledelse” siger hun til Henriette. Henriette svarer ”Nu er det jo ikke kun mødeleders ansvar, at et møde er godt...”

”Jeg har modtaget oplægget til kundeanalyse fra det ene af de bureauer, vi aftalte. Jeg sender det lige rundt, så I alle kan se det”. Jens fik på seneste møde en opgave. Han skulle kontakte et par bureauer og få et bud på, hvordan de vil gennemføre en kundeanalyse. Planen er, at de i ledelsesgruppen på det kommende møde skal drøfte om kundeanalyser skal laves på en anden måde end i dag, og om de indhentede bud kan bruges. ”Fedt” skrev Adrian i et svar til alle på mail. Henriette, der er leder for gruppen, skrev: ”Jeg synes ikke, vi alle skal bruge tid på det her. Jens, jeg synes, at du skal beholde oplæggene hos dig selv og lave en enkelt sides bilag til næste møde”. Derefter kommer der ingen yderligere svar, men til det næste ledelsesmøde har Jens sin konklusion med. ”Jeg indstiller, at vi ikke ændrer vores nuværende procedure for kundeanalyse, idet jeg har modtaget en række forslag, der på ingen måde vil give os bedre indsigt, end vi har i dag”.

Endelige er gruppen samlet på Hotel Morgenstjerne. To dage som kun står i samarbejdets navn. Henriette har brugt langt tid på at planlægge dette sammen med en ekstern facilitator. ”Jeg vil være en del af drøftelserne på lige fod med de andre i gruppen, og derfor skal jeg ikke selv være mødeleder og faciliterer dagene,” siger hun. Hun glæder sig til at være deltagende i processerne og overdrage ansvaret til den eksterne facilitator. Hun er også spændt på, hvad udbyttet af dagene er...

Christina er ved at være godt træt af, at ingen læser hendes referater. Alle i gruppen er enige om, at de er vigtige. Men hvorfor bliver de så ikke læst? ”Jeg har jo noteret mine egne opgaver” siger Jens, så jeg behøver ikke læse referatet. ”Nej,” argumenterer mødeleder Henriette: ”men der er også beslutninger, som ikke kræver handling, men som vi bare skal huske fremadrettet. For eksempel på sidste møde, hvor vi aftalte, at vi alle skal bruge mere tid på at forberede os til vores møder”. ”Hvad med visuel understøttelse i stedet for det der word-helvede” foreslår Adrian, der er den nye marketingschef. ”Jeg kan lave det undervejs på mødet og dele et foto efter mødet”. Inge himler med øjnene og snerrer: ”Sådan noget pjat”. Christina kan mærke det – hun bliver så træt...