8. Parempi maanantai: Kiire kertaantuu, aikavarkaat on tärkeä tunnistaa

Tutkimusten mukaan pelkästään jo se, että kokee aikapulaa, voi aiheuttaa stressiä ja vaikuttaa hyvinvointiin. Ainoa tapa ratkaista asia, on keskittyä parantamaan ajanhallintaa ja organisoida työtä ja muuta tekemistä toisin. 

Tässä jaksossa puhutaan ajanhallinnasta työpaikalla. Toisinaan aika valuu kuin hiekka sormien välistä. Työpäivän aikana tuli tehtyä paljon kaikkea, mutta mitään ei oikein saanut aikaiseksi. Kiire on työpäivässä jatkuvasti läsnä. Kuulostaako tutulta?

Työasiaan keskittyminen katkeaa jatkuvasti eri viestintävälineiden vilkkuessa ilmoitusta uudesta viestistä, puhelimen soidessa ja työpöydän kulmalle milloin kenenkin pysähtyessä vaihtamaan pari sanaa. Jatkuva keskeytys ja työn pirstaloituminen useisiin pieniin tehtäviin saattaa aiheuttaa tunteen työn hallitsemattomuudesta. Toisinaan voi tuntua, etteivät asiat etene, ja aika valuu merkityksettömiltä tuntuviin tehtäviin ja toistuvaan reagointiin. 

Jatkuva kiire lisää virheiden määrää. Jos työntekijöillä on tunne, etteivät he varsinaisessa työajassa pysty hoitamaan työtään ja venyttävät tästä syystä jatkuvasti työpäiväänsä, häiritsee se palautumista ja muuta elämää. Kiire ja väsynyt työntekijä taas on yhdistelmä, joka takuuvarmasti saa aikaa mokailua. 

Työyhteisössä voidaan tehdä paljon kiireen taltuttamiseksi ja ajanhallinnan parantamiseksi. Ainakin seuraavat kolme asiaa on hyvä käydä läpi työpaikalla, jos tuntuu, että ajanhallinnan haasteet aiheuttavat ongelmia.

1. Sovitaan yhdessä työkäytännöt, jotka helpottavat ajankäyttöä. Jokaiseen viestintävälineeseen ei välttämättä tarvitse reagoida välittömästi, vaan esimerkiksi vuorokauden sisällä.
2. Löydä aikavarkaat. Puhu yhdessä työyhteisössä, mitkä päivittäiset asiat ahmivat työaikaa pois tärkeämmiltä työkokonaisuuksilta. Onko kaikilla samoja haasteita järjestelmien tai viestintävälineiden kanssa? Onko palaverikulttuurissa parannettavan varaa?
3. Ajanhallinnan työkalujen opettelu. Työpaikalla voidaan sopia yhteisistä ajanhallinnan työkaluista tai käytännöistä. Ne, jotka ovat jo löytäneet toimivia tapoja organisoida työaikaa, voivat sparrata niitä, joilla on haasteita. Samassa elämäntilanteessa olevat pystyvät parhaiten tukemaan toisiaan. 

Ja bonuksena jokaiselle työntekijälle: mielenhallintataitojen harjoittaminen. Kiireen ajatteleminen lisää tunnetta kiireestä. Keskittyminen vaatii myös taitoa sulkea häiritseviä asioita oman mielen ulkopuolelle. Tätä voi ja kannattaa treenata, esimerkiksi erilaisten mindfulness-sovellusten avulla. Aiemmassa stressinhallinta-jaksossa käytiin läpi sitä, miten itseään voi rauhoittaa, jos tuntuu, että stressi ottaa ylivallan.

Kuuntele lisää ajanhallinnasta podcast-jaksosta. Miten sinun työpaikallasi on ratkaistu ajanhallinnan ongelmat? Laita meille kokemuksiasi aiheesta viestilomakkeella tai somekanavien kautta.

Kuulemisiin!